Hoja de referencia: las características imprescindibles de Excel 2016

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Uso compartido simple con la versión de escritorio de Excel

En marzo de 2016, la versión de escritorio de Excel recibió una función llamada Uso compartido simple, y algunos observadores de la industria creyeron que la colaboración en vivo para Excel finalmente estaba aquí. Por desgracia, no lo es. En cambio, es solo una forma para que las personas usen más fácilmente las funciones para compartir que han existido de una forma u otra desde Excel 2007. Compartir en Excel siempre ha sido complicado, y la función de uso compartido simple en Excel 2016 no facilita las cosas dramáticamente . Aún así, si a menudo trabaja con otros en hojas de cálculo, es posible que desee probarlo.

Primero debe preparar un libro de trabajo para compartir. (Tenga en cuenta que no puede compartir libros de trabajo con tablas de Excel en ellos, y existen otras limitaciones en cuanto al formato y las funciones que se pueden realizar en un libro de trabajo compartido).

En el libro de trabajo que le gustaría compartir con otros, haga clic en Revisar en la cinta de opciones, luego haga clic en Compartir libro de trabajo, y en la pestaña de Edición de la pantalla que aparece, marque la casilla junto a "Permitir cambios por más de un usuario al mismo tiempo. Esto también permite la combinación de libros de trabajo ". Luego, en la pestaña Avanzado de la pantalla, seleccione cómo desea realizar un seguimiento de los cambios y manejar las ediciones realizadas por otros, por ejemplo, durante cuánto tiempo se debe mantener el historial de cambios en el documento. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

Ahora puede compartir el libro de trabajo con otras personas, ver los cambios que todos realizan después de haberlos realizado y decidir cuáles conservar y cuáles descartar. Nada de esto es nuevo: todo ha estado disponible en versiones anteriores de Excel. Pero con Simple Sharing, es más fácil compartir el archivo en sí, porque lo almacena en una ubicación en la nube a la que todos pueden acceder y luego lo comparte con otros.

Para usar el uso compartido simple, primero guarde el archivo en una cuenta de OneDrive, OneDrive para la empresa o SharePoint. (Esos son los únicos servicios que funcionan con Simple Sharing). Para hacerlo, haga clic en Archivo> Guardar como y seleccione la cuenta de OneDrive o SharePoint adecuada.

Después de hacer eso, haga clic en el icono Compartir en la esquina superior derecha del libro de trabajo. El panel Compartir aparece a la derecha. El panel Compartir es probablemente la razón por la que algunas personas creen erróneamente que Excel ofrece colaboración en tiempo real, porque es el mismo panel Compartir que usan Word, PowerPoint y OneNote para colaborar. La diferencia es que en el caso de Excel, solo podrá usar el panel para permitir que otra persona acceda al documento; no le permitirá realizar una colaboración en tiempo real.

En la parte superior del panel Compartir, escriba las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el documento en el cuadro "Invitar personas" o haga clic en el ícono del cuaderno para buscar en su lista de contactos personas a las que invitar. Una vez que las direcciones de las personas están en el cuadro, aparece un menú desplegable que le permite elegir si permite que sus colaboradores editen el documento o solo lo vean. Debajo del menú desplegable, también puede escribir un mensaje que se envía a las personas con las que comparte el documento. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Compartir.

Tenga en cuenta que puede asignar diferentes privilegios de edición / visualización a diferentes personas, pero solo si envía diferentes correos electrónicos a cada uno. En cada correo electrónico individual que envíe, puede elegir solo editar o ver, y eso se aplica a todos en el correo electrónico. Entonces, para asignar diferentes privilegios a diferentes personas, envíeles correos electrónicos individuales en lugar de agruparlos todos en un solo correo electrónico.

Se envía un correo electrónico con un enlace al archivo a las personas que ha designado. Tenga en cuenta que este es el alcance total de lo que hace Simple Sharing: después de que se envía ese correo electrónico, usa las mismas funciones para compartir que ya existían en Excel antes de la versión 2016, como se describe a continuación.

Las personas con las que comparte el archivo deben hacer clic en el icono del archivo en su correo electrónico para abrirlo. Pueden revisar la hoja de trabajo, pero si quieren hacer cambios en ella, tendrán que guardar una copia en la misma carpeta donde la abrieron. El original en sí será de solo lectura para ellos.

Sus colaboradores realizan los cambios que desean en su copia de la hoja de trabajo y la guardan. Luego abre su hoja de trabajo original y puede fusionar los cambios en su copia de la hoja de trabajo con su hoja de trabajo original. Sin embargo, antes de poder hacer eso, debe seguir estos pasos:

1. Haga clic en el icono Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Es el cuarto ícono desde la izquierda (una flecha hacia abajo con una línea horizontal encima) en la barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra en la esquina superior izquierda de la pantalla. En la pantalla que aparece, haga clic en Más comandos.

2. En la pantalla que aparece, vaya al cuadro desplegable "Elegir comandos de" y seleccione "Todos los comandos".

3. Desplácese por la lista, seleccione Comparar y combinar libros de trabajo y haga clic en el botón Agregar en el medio de la pantalla.

4. Haga clic en el botón Aceptar en la parte inferior de la pantalla.

El icono Comparar y combinar libros de trabajo ahora aparece en la barra de herramientas de acceso rápido como un círculo.

En la hoja de trabajo original que compartió, haga clic en el icono Comparar y combinar libros de trabajo. Cuando aparezca el cuadro de diálogo "Seleccionar archivos para combinar con el libro actual", haga clic en la copia del libro que la persona ha realizado. Luego haga clic en Aceptar. Todos los cambios realizados por la otra persona en el libro de trabajo aparecerán en el libro de trabajo original, identificado por quién los hizo. A continuación, puede decidir si desea conservar los cambios.

Para obtener más información sobre el uso y la combinación de libros de trabajo compartidos, consulte "Usar un libro de trabajo compartido para colaborar en Excel 2016 para Windows" de Microsoft. Solo un recordatorio: esta función de libro compartido no es nueva en Excel 2016. Solo ha cambiado la forma de compartir el libro mediante el uso del panel Compartir.

Encuentro que las funciones para compartir en la versión de escritorio de Excel son extremadamente delicadas, incluso usando Simple Sharing. Es alentador que Microsoft tenga una versión beta de colaboración en tiempo real en proceso; Espero ansiosamente el día en que se estabilice y se lance a los usuarios de Excel 2016.

Cuatro nuevas funciones para comprobar

Los profesionales de las hojas de cálculo estarán encantados con cuatro nuevas funciones integradas en Excel 2016: Análisis rápido, Hoja de pronóstico, Obtener y transformar y Mapas 3D.

Análisis rápido

Si está buscando analizar datos en una hoja de cálculo, la nueva herramienta de Análisis rápido lo ayudará. Resalte las celdas que desea analizar, luego mueva el cursor a la esquina inferior derecha de lo que ha resaltado. Aparece un pequeño icono de una hoja de cálculo con un rayo. Haga clic en él y obtendrá una variedad de herramientas para realizar análisis instantáneos de sus datos. Por ejemplo, puede usar la herramienta para resaltar las celdas con un valor mayor que un número específico, obtener el promedio numérico de las celdas seleccionadas o crear un gráfico sobre la marcha.

Hoja de pronóstico

Otra novedad es que puede generar pronósticos basados ​​en datos históricos, utilizando la función Hoja de pronósticos. Si, por ejemplo, tiene una hoja de trabajo que muestra las ventas de libros anteriores por fecha, la Hoja de pronóstico puede predecir las ventas futuras en función de las anteriores.

Para utilizar la función, debe trabajar en una hoja de trabajo que tenga datos históricos basados ​​en el tiempo. Coloque el cursor en una de las celdas de datos, vaya a la pestaña Datos en la cinta y seleccione Hoja de pronóstico en el grupo Pronóstico hacia la derecha. En la pantalla que aparece, puede seleccionar varias opciones, como si crear un gráfico de líneas o barras y en qué fecha debe finalizar el pronóstico. Haga clic en el botón Crear y aparecerá una nueva hoja de trabajo que muestra sus datos históricos y pronosticados y el gráfico de pronóstico. (Su hoja de trabajo original no se modificará).

Obtener y transformar

Esta característica no es completamente nueva en Excel. Anteriormente conocido como Power Query, estaba disponible como un complemento gratuito para Excel 2013 y solo funcionaba con las funciones de PowerPivot en Excel Professional Plus. El software de inteligencia empresarial Power BI de Microsoft ofrece una funcionalidad similar.

Ahora llamada Get & Transform, es una herramienta de inteligencia empresarial que le permite extraer, combinar y dar forma a datos de una amplia variedad de fuentes locales y en la nube. Estos incluyen libros de trabajo de Excel, archivos CSV, SQL Server y otras bases de datos, Azure, Active Directory y muchos otros. También puede utilizar datos de fuentes públicas, incluida Wikipedia.

Encontrará las herramientas Obtener y transformar juntas en un grupo en la pestaña Datos de la cinta. Para obtener más información sobre el uso de estas herramientas, consulte "Introducción a Get & Transform en Excel 2016" de Microsoft.

Mapas 3D

Antes de Excel 2016, Power Map era un popular complemento gratuito de visualización geoespacial en 3D para Excel. Ahora es gratis, integrado en Excel 2016 y ahora se llama Mapas 3D. Con él, puede trazar información geográfica y de otro tipo en un globo o mapa 3D. Primero deberá tener datos adecuados para el mapeo y luego preparar esos datos para mapas 3D.

Esos pasos están más allá del alcance de este artículo, pero aquí hay consejos de Microsoft sobre cómo obtener y preparar datos para mapas 3D. Una vez que haya preparado los datos correctamente, abra la hoja de cálculo y seleccione Insertar> Mapa 3D> Abrir mapas 3D. Luego haga clic en Habilitar en el cuadro que aparece. Eso activa la función Mapas 3D. Para obtener detalles sobre cómo trabajar con sus datos y personalizar su mapa, diríjase al tutorial de Microsoft "Empiece a utilizar mapas 3D".

Si no tiene datos para el mapeo, pero solo quiere ver de primera mano cómo es un mapa 3D, puede descargar datos de muestra creados por Microsoft. La captura de pantalla que se muestra aquí es de la demostración de simulación de consumo de electricidad estacional de Dallas Utilities de Microsoft. Cuando haya descargado el libro de trabajo, ábralo, seleccione Insertar> Mapa 3D> Abrir mapas 3D y haga clic en el mapa para iniciarlo.

Prácticos atajos de teclado

Si eres fanático de los atajos de teclado, buenas noticias: Excel admite muchos de ellos. La siguiente tabla destaca los más útiles, y se enumeran más en el sitio de Office de Microsoft.

Y si realmente quieres ponerte manos a la obra con los atajos de teclado, descarga nuestra guía de referencia rápida de Excel 2016 Ribbon, que explora los comandos más útiles en cada pestaña de Ribbon y proporciona atajos de teclado para cada uno .

Útiles atajos de teclado de Excel 2016

Fuente: Microsoft
COMBINACIÓN CLAVE ACCIÓN
Navegación por hoja de trabajo
PgUp / PgDn Mover una pantalla arriba / abajo
Alt-PgUp / Alt-PgDn Mover una pantalla a la izquierda / derecha
Ctrl-PgUp / Ctrl-PgDn Mover una pestaña de la hoja de trabajo a la izquierda / derecha
Tecla de flecha arriba / abajo Mover una celda hacia arriba / abajo
Lengüeta Mover a la siguiente celda a la derecha
Mayús-Tab Mover a la celda de la izquierda
Casa Mover al principio de una fila
Ctrl-Inicio Mover al principio de una hoja de trabajo
Ctrl-Fin Mover a la última celda que tiene contenido
Ctrl-Flecha izquierda Moverse a la palabra de la izquierda mientras está en una celda
Ctrl-Flecha derecha Moverse a la palabra de la derecha mientras está en una celda
Ctrl-G o F5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir a
F6 Cambiar entre la hoja de trabajo, la cinta, el panel de tareas y los controles de Zoom
Ctrl-F6 Si hay más de una hoja de trabajo abierta, cambie a la siguiente
Navegación de cinta
Alt Mostrar atajos de cinta
Alt-F Vaya a la pestaña Archivo
Alt-H Vaya a la pestaña Inicio
Alt-N Ir a la pestaña Insertar
Alt-P Vaya a la pestaña Diseño de página
Alt-M Vaya a la pestaña Fórmulas
Alt-A Vaya a la pestaña Datos
Alt-R Vaya a la pestaña Revisar
Alt-W Ir a la pestaña Ver
Alt-Q Coloque el cursor en el cuadro Dime
Alt-JC Vaya a la pestaña Herramientas de gráficos / Diseño cuando el cursor esté en un gráfico
Alt-JA Vaya a la pestaña Herramientas de gráficos / Formato cuando el cursor esté en un gráfico
Alt-JT Vaya a la pestaña Herramientas de tabla / Diseño cuando el cursor esté sobre una mesa
Alt-JP Vaya a la pestaña Herramientas de imagen / Formato cuando el cursor esté en una imagen
Alt-JI Vaya a la pestaña Dibujar (si está disponible)
Alt-B Vaya a la pestaña Power Pivot (si está disponible)
Trabajando con datos
Mayús-barra espaciadora Seleccionar una fila
Ctrl-barra espaciadora Seleccionar una columna
Ctrl-A o Ctrl-Shift-Barra espaciadora Seleccionar una hoja de trabajo completa
Tecla Mayús-Flecha Ampliar la selección en una sola celda
Shift-PgDn / Shift-PgUp Extienda la selección hacia abajo una pantalla / hacia arriba una pantalla
Shift-Inicio Extender la selección al principio de una fila
Ctrl-Mayús-Inicio Extienda la selección al comienzo de la hoja de trabajo
Ctrl-C Copie el contenido de la celda al portapapeles
Ctrl-X Copiar y eliminar el contenido de la celda
Ctrl-V Pegar desde el portapapeles en una celda
Ctrl-Alt-V Mostrar el cuadro de diálogo Pegado especial
Entrar Termine de ingresar datos en una celda y vaya a la siguiente celda hacia abajo
Mayús-Entrar Termine de ingresar datos en una celda y pase a la siguiente celda hacia arriba
Esc Cancelar su entrada en una celda
Ctrl-; Insertar la fecha actual
Ctrl-Mayús-; Inserta la hora actual
Ctrl-T o Ctrl-L Mostrar el cuadro de diálogo Crear tabla
Ctrl-Fin Cuando esté en la barra de fórmulas, mueva el cursor al final del texto
Ctrl-Mayús-Fin En la barra de fórmulas, seleccione todo el texto desde el cursor hasta el final.
Alt-F8 Crear, ejecutar, editar o eliminar una macro
Dar formato a celdas y datos
Ctrl-1 Mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas
Alt- ' Mostrar el cuadro de diálogo Estilo
Ctrl-Mayús- & Aplicar un borde a una celda o selección
Ctrl-Mayús-_ Eliminar un borde de una celda o selección
Ctrl-Mayús- $ Aplicar el formato de moneda con dos decimales
Ctrl-Mayús- ~ Aplicar el formato de número
Ctrl-Mayús-% Aplicar el formato de porcentaje sin decimales
Ctrl-Mayús- # Aplicar el formato de fecha usando día, mes y año
Ctrl-Mayús- @ Aplicar el formato de hora utilizando el reloj de 12 horas
Ctrl-K Insertar un hipervínculo
Ctrl-Q Mostrar opciones de análisis rápido para celdas seleccionadas que contienen datos
Trabajando con fórmulas
= Comienza una fórmula
Alt- = Insertar una función Autosuma
Mayús-F3 Insertar una función
Ctrl-` Alternar entre mostrar fórmulas y valores de celda
Ctrl- ' Copie y pegue la fórmula de la celda de arriba en la actual
F9 Calcule todas las hojas de trabajo en todos los libros de trabajo que están abiertos
Mayús-F9 Calcular la hoja de trabajo actual
Ctrl-Mayús-U Expandir o contraer la barra de fórmulas
Otros atajos útiles
Ctrl-N Crea un nuevo libro de trabajo
Ctrl-O Abrir un libro
Ctrl-S Guardar un libro de trabajo
Ctrl-W Cerrar un libro de trabajo
Ctrl-P Imprimir un libro de trabajo
Ctrl-F Mostrar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar
Ctrl-Z Deshacer la última acción
Ctrl-Y Rehace la última acción
Mayús-F2 Insertar o editar un comentario de celda
Ctrl-Mayús-O Seleccionar todas las celdas que contienen comentarios
Ctrl-9 Ocultar filas seleccionadas
Ctrl-Mayús- ( Mostrar filas ocultas en una selección
Ctrl-0 Ocultar columnas seleccionadas
Ctrl-Mayús-) Mostrar columnas ocultas en una selección
F7 Revise la ortografía de la hoja de trabajo activa o el rango seleccionado

¿Listo para profundizar en Excel? Consulte nuestros "11 consejos de Excel para usuarios avanzados".

Esta historia, "Hoja de trucos: las características imprescindibles de Excel 2016" fue publicada originalmente por Computerworld.