3 pasos para aplicar metodologías ágiles en operaciones de TI

Las prácticas ágiles no son solo para los equipos de desarrollo de software que se apresuran a codificar, probar y lanzar aplicaciones. En la actualidad, una variedad de equipos de negocios, ciencia de datos y tecnología, incluidas las operaciones de TI, utilizan metodologías ágiles, que incluyen scrum y Kanban.

Aunque las metodologías ágiles se pueden aplicar a las operaciones de TI con éxito, existen algunas diferencias notables en el estatuto, las prioridades y la cultura de los equipos operativos que necesitan consideración. Comprender estas diferencias y luego definir las prioridades estratégicas estructura cómo los equipos de operaciones de TI autoorganizados pueden ejecutar sus iniciativas y ser mejores miembros de otros equipos ágiles multidisciplinarios.

Aquí hay tres pasos a considerar.

Redefinir la misión y los estatutos de las operaciones de TI

Los miembros del equipo de operaciones de TI consideran que su trabajo principal es mantener las luces encendidas para las redes, los sistemas, las aplicaciones y las bases de datos de producción, departamentales y de desarrollo. Muchos siguen los procesos de ITIL (Biblioteca de infraestructura de tecnología de la información) para la gestión de incidentes, problemas y cambios y utilizan sistemas de emisión de tickets como Cherwell, Jira Service Desk y ServiceNow para rastrearlos. Cuando los empleados y otros usuarios finales necesitan ayuda o tienen requisitos de sistema diferentes, las operaciones de TI también dependen de estos sistemas para capturar solicitudes y respaldar sus flujos de trabajo.

El CIO probablemente tendrá una o más hojas de ruta estratégicas que dependen en gran medida de los equipos operativos de TI. Es probable que los CIO tengan una combinación de estrategias móviles, de transformación digital, de nube y de datos en las que las operaciones de TI pueden desempeñar funciones primarias y de apoyo. Las prioridades pueden incluir migraciones a la nube, proyectos de infraestructura, actualizaciones importantes de sistemas empresariales, nuevos modelos de soporte para herramientas SaaS, auditorías de cumplimiento, instalación de nuevas herramientas de colaboración y flujo de trabajo, actualizaciones de ERP y mudanzas de oficinas.

La pregunta es ¿cómo gestionarán las operaciones de TI el trabajo vinculado a estas iniciativas? Las metodologías ágiles son ideales para muchos de ellos, especialmente cuando hay requisitos iniciales mal definidos, desconocimientos técnicos o prioridades en conflicto.

Pero debido a que muchos en las operaciones de TI ven las prácticas ágiles como una metodología de desarrollo, requiere algo de capacitación y discusión sobre su misión más vital, el alcance de las responsabilidades y las formas de administrar su trabajo.

Específicamente, muchos en las operaciones de TI están más acostumbrados a que los administradores de proyectos los guíen por tareas. No han tenido la oportunidad de especificar la mejor manera de diseñar e implementar soluciones, secuenciar el trabajo y mitigar los riesgos debido a desconocimientos técnicos. Las metodologías ágiles abordan estas deficiencias de la gestión de proyectos de arriba hacia abajo. Requieren que los ingenieros asuman roles ágiles, participen en ceremonias y utilicen herramientas ágiles para comprender una nueva forma de trabajar.

Redefinir metodologías ágiles para operaciones de TI

Los líderes ágiles no pueden simplemente aplicar scrum o Kanban listos para usar a los equipos de operaciones de TI. Es necesario considerar varias diferencias significativas en la cultura y el modelo operativo. Aquí hay algunos pasos para revisar en grupo:

  • Redefinir roles ágiles. La mayoría de las operaciones de TI no tienen propietarios de productos asignados a sus iniciativas. En el mejor de los casos, pueden tener patrocinadores de proyectos y analistas que redactan los requisitos. Es probable que requiera algo de capacitación y entrenamiento para ayudar a las personas a asumir responsabilidades de propiedad del producto. Lo más esencial es que deberán definir quiénes son los clientes para sus iniciativas y buscar priorizar su trabajo en función de las necesidades y valores de los clientes.
  • Escribe historias y criterios de aceptación. Los ingenieros que trabajan en sistemas no están acostumbrados a escribir requisitos como historias de usuario y definir criterios de aceptación. Muchos ingenieros comienzan las implementaciones entendiendo el objetivo general y luego trabajan con la tecnología para encontrar soluciones operativas y óptimas. Aún así, vale la pena agregar la disciplina de los requisitos de redacción, ya que ayuda a desarrollar una comprensión compartida de los objetivos desde la perspectiva del cliente o del usuario final y luego especificar los criterios de aceptación en torno a los requisitos no funcionales.
  • Establece prioridades. Las operaciones de TI deben sacrificar tiempo para responder a incidentes y cumplir con las solicitudes junto con sus compromisos sobre iniciativas ágiles. Los desarrolladores tienen su trabajo alineado principalmente con sus equipos y compromisos ágiles, pero las operaciones de TI deben responder a las prioridades operativas antes de abordar el trabajo en sus ágiles retrasos. Muchos equipos de operaciones de TI luchan con cómo expresar prioridades, qué significa compromiso cuando pueden verse interrumpidos por incidentes prioritarios, cómo estimar historias de usuarios ágiles y cómo medir su capacidad.
  • Seleccione las metodologías ágiles adecuadas. Los tipos de trabajo priorizados en las operaciones de TI se alinean con algunos métodos mejor que con otros. Algunos equipos que trabajan en una colección de iniciativas más pequeñas pueden beneficiarse del uso de Kanban; otros que trabajan en iniciativas más largas con requisitos complejos pueden ser más adecuados para scrum. Las organizaciones más grandes deberían considerar apoyar al menos estas dos metodologías.
  • Comprende los roles. Las operaciones de TI tienen diferentes responsabilidades en diferentes iniciativas ágiles. Es probable que sean los impulsores de la infraestructura, la migración a la nube y las iniciativas de seguridad, y tienen roles y responsabilidades definidos que supervisan equipos ágiles. En otros, como devops, automatización o iniciativas de gobernanza de datos, probablemente no sean los impulsores y participen como miembros ágiles del equipo. Ambos escenarios requieren definir cómo se involucran los ingenieros, según sus responsabilidades para con el equipo y el programa.

Integre ágil con herramientas operativas

Los equipos operativos de TI ya utilizan sistemas para gestionar incidentes y solicitudes, otras plataformas para sistemas de supervisión y herramientas adicionales para impulsar la colaboración en equipo. Pero las herramientas ITSM (gestión de servicios de TI) no son adecuadas para realizar un seguimiento de iniciativas de varias semanas, y la gestión de proyectos complejos con diagramas de Gantt u hojas de cálculo aumenta los riesgos del proyecto. Si los equipos operativos van a adoptar metodologías ágiles, necesitarán la herramienta adecuada para esta forma de trabajar.

Pero las operaciones de TI que agregan una nueva herramienta ágil de gestión de proyectos a la combinación deben considerar el flujo de trabajo y la integración de datos entre sus procesos y sistemas.

Es mejor considerar el impacto desde la perspectiva de un solo ingeniero. Es posible que utilicen PowWow Mobile para la gestión de servicios, Jira para iniciativas ágiles, Slack para colaboración y BigPanda para AIops. Agrega gastos generales para hacer clic en múltiples herramientas para conocer las prioridades de trabajo, cómo registrar el estado del trabajo en progreso y dónde compartir información con colegas. También puede crear confusión para las partes interesadas cuando un ingeniero se compromete a completar el trabajo con los equipos ágiles, pero se retira de la tarea para responder a un incidente prioritario.

Los equipos operativos de TI deben considerar cómo el flujo de trabajo y los datos se conectan entre estas herramientas y asegurarse de que haya un proceso de ciclo cerrado. Por ejemplo, un incidente puede comenzar en la mesa de servicio, hacer que un equipo ágil de operaciones de TI implemente las remediaciones y luego requerir validación a través de herramientas de monitoreo. El seguimiento de ese extremo a extremo a través de tres o más tecnologías agrega trabajo, y la integración entre ellos mejora la calidad de los datos.

Estos problemas son solo el punto de partida. Es esencial que los equipos operativos de TI utilicen retrospectivas ágiles para analizar qué funciona, qué necesita cambiar y cómo evolucionar sus metodologías.